Atlas | Analyse | Advies
"All models are wrong, but some are useful" (George Box)
Lange Termijn Strategie en Planning voor de Resources van de afdeling Radiologie
Er gaat niets boven een goed opgezet iteratief lange termijn plan dat als een "rolling forecast" op basis van "voortschrijdend inzicht" grip geeft op de onzekere toekomst.
Analyse van alle relevante informatie binnen de afdeling ( op TCO basis in het "what if" simulatiemodel ) zorgt voor een evenwichtige en samenhangende besluitvorming voor het asset management van de kostbare beeldvormende modaliteiten zodanig dat de Radiologen op een kosteneffectieve manier sneller state-of-the-art functionaliteit beschikbaar krijgen.
- Zo'n plan komt initieel tot stand in samenspraak tussen de Radiologen en de operationele, de financiële en de inkoop staf
- Door samenspraak komt alle relevante informatie op tafel om een evenwichtig vervangbeleid voor de modaliteiten operationeel en financieel te budgetteren.
- De overeengekomen planning zorgt voor de rust op de afdeling te beginnen bij de laboranten en radiologen, die hebben inspraak op de invoering van nieuwe modaliteiten en kunnen de gewenste budgetten onderbouwd verdedigen in Ziekenhuis verband.
- Toekomstige wijzigingen in de strategie en doelstelling van het Ziekenhuis (medisch, financieel, operationeel, adherentie) en / of van de overheid of verzekeraars worden tijdig onderkend en in "What If" doorgerekend en verwerkt en geëvalueerd op consequenties voor de planning van Radiologie.
- Periodieke actualisering met operationele, financiële en markttechnische data maakt de budgetprognoses en de personeelsplanning nauwkeuriger,
- Ten slotte levert het plan een voor de afdeling Radiologie een kostendekkende, consistente en stabiele tarief structuur gedifferentieerd naar interne en externe verwijzers.
Zo'n voortschrijdend lange termijnplan voor een planperiode van 10 a 15 jaar kan volledig in eigen regie in het ziekenhuis worden uitgevoerd mits er voldoende kennis aanwezig is (en blijft!) over de medisch technologische, operationele en commerciële ontwikkelingen gedurende de periode.
Eventueel kan een lange termijn overeenkomst worden gesloten met een of twee technologie partners die (bijna) alle vervangingen verzorgen. Eventueel aangevuld met een of twee financiële partners.
De voorliggende "What If " aanpak zou hierbij het monitoring tool kunnen zijn.
Een vervangplan voor 30 modaliteiten over een planperiode van 15 jaar bevat 60 a 75 vervangmomenten, zeg 4 a 5 keer per jaar, waarbij elke keer de vraag over de marktkennis, zowel medisch technologisch als commercieel aan de orde is om een juiste keuze te maken
Nog afgezien van het steeds terugkerend proces van verwerving in al zijn aspecten, een proces wat veel tijd, aandacht en overleg vergt met de verschillende betrokkenen in het ziekenhuis en met de leveranciers en eventueel financiers.
Vandaar de suggestie voor een structurele aanpak waarbij met een of twee gekwalificeerde leveranciers voor lange tijd, bv 15 jaar, afspraken worden gemaakt over de aanschaf en vervanging van een compleet portfolio aan modaliteiten van de afdeling Radiologie tegen marktconforme condities voor aanschaf, inruil, onderhoud en waar nodig support.
Mogelijk is deze aanpak aanleiding voor verzekeraars om ook lange termijn afspraken te maken over de vergoedingen voor de verrichtingen.
"ja , maar daar zitten we dan jarenlang aan vast "
Zeker, alhoewel (?), maar dat zo meteen, samenwerking met de juiste technologische en financieële partners geeft Radiologie een voorsprong in het verwerven van state-of-the-art medische technologie en functionaliteit wat ten goede komt aan de kwaliteit van het professionele personeel en daarmee aan de kwaliteit van het medisch proces, te beginnen bij een betere diagnose.
En ja, als een van de partners om wat voor reden geen adequate vervanging kan leveren dan zorgt die voor een adequate vervanging, eventueel van een derde partij, dat is partnerschap.
Bovendien wordt er, afgezien van gunstige leverancier condities (denk aan gunstige inruilopties, c.q. restwaardes) in de bedrijfshuishouding van Radiologie aanzienlijk bespaart aan zogenaamde transactiekosten, kosten die samenhangen met het verwervingsproces, naar schatting sowieso 7% a 10%. Verantwoordelijk daarvoor is de tijdwinst van de functionarissen die betrokken zijn bij de 60 a 75 verwervingsprocessen.
In de plaats komt een professioneel contractmanagement met "feeling en contacten met de medisch technologische markt" en 2 a 3 vergaderingen per jaar waar de leveranciers aan alle betrokkenen inzicht geven in de technologische ontwikkelingen als input voor het lange termijn vervangplan.
Een initieel goed opgezet plan voor de vervanging van de modaliteiten is de basis, de wederzijdse bereidheid om dit plan periodiek te actualiseren en waar nodig in onderling overleg te wijzigen is een noodzakelijke voorwaarde voor succes. Voorwaarde is wel dat de partners professioneel en zakelijk met elkaar omgaan waarbij er een gezamenlijk belang is om op voorhand onzekere factoren te benoemen en gezamelijk op te lossen.
Mocht de samenwerking onverhoopt stoppen dan voorziet het vervangplan in de financieële consequenties bij voortijdige beeëindiging, bijvoorbeeld met per modaliteit de restwaarde en eventueel een boetebeding of koopoptie bij lease.
Met het dynamische "What If" analyse tool worden op TCO basis simulaties doorgerekend die inzicht geven in de consequenties van voorstellen voor veranderingen in het plan. Bijvoorbeeld als een vervanging verschoven wordt of als onderzoeken verschuiven naar een andere modaliteit. Er worden bijvoorbeeld nieuwe kosten per onderzoek berekend en op basis van deze uitkomsten vindt de besluitvorming over wijzigingen plaats en wordt het plan geüpdate.
Uit de simulatie blijkt hoe de ontwikkeling is van de dekking bijdrage van Radiologie, als maat voor de bedrijfsmatige gezondheid van de afdeling, en hoe de directe kosten van de modaliteiten zich vertalen in een consistente tarievenstructuur op basis van de werkelijke kosten per onderzoek ("naar rato"). Die tarieven komen uiteindelijk terecht in de DBC/DOT systematiek en zorgen, mits voldaan (!) voor het voortbestaan van de afdeling.
De simulatie geeft tevens inzicht in de toekomstige behoefte aan bedienend personeel (fte)
Scenarioplanning met simulatieberekeningen als basis voor besluitvorming over de toekomst van Radiologie of om de eventuele lange termijn afspraken met leveranciers en/of financiers te monitoren, vereist samenwerking en het is van belang om steeds een aantal vragen te blijven stellen en beantwoorden door de betrokkenen binnen de afdeling en binnen het ziekenhuis. Maar evenzo door externen zoals financiers en leveranciers.
- Welke modaliteiten horen in het vervangplan en wat zijn de aanschafwaardes, onderhoud vergoedingen en afschrijftermijnen, restwaardes.
- Hoeveel onderzoeken worden er per modaliteit uitgevoerd en wat is de korte en lange termijn verwachting.
- Wat zijn de marktverwachtingen t.a.v. ontwikkeling medische technologie en prijs/prestatie per modaliteit
- Hoeveel laboranten zijn er actief per modaliteit in hoeveel openingsuren ?
- Wat zijn de huidige inzichten over de medische en financiële lange termijn planning voor de modaliteiten ?
- Is er een verband tussen verschillende modaliteiten? Bv hoeveel röntgen, ultrasound,...
- Benoem en kwantificeer de financiële en medische randvoorwaarden van de afdeling / ziekenhuis.
- Zijn er veranderingen te verwachten in de ziekenhuis strategie met impact op Radiologie
- Wat is het effect van een onverwachte crisis a la COVID voor bezetting en personeel
- Wat is de invloed van innovatie? bv meer CT onderzoeken i.p.v. Bucky.
- Wat is het effect van innovatie op het personeelsbeleid: c.q. op de beschikbaarheid, kosten en kwalificatie van bedienend personeel
Periodiek, bijvoorbeeld 1 a 2 keer per jaar maar in ieder geval bij elke voorgenomen vervanging van een modaliteit, worden de relevante parameters zoals de prognose van het aantal onderzoeken, de (gewijzigde) vervangjaren van de vervanger(s), aanschafwaarde(s), bedienend personeel, etc. geactualiseerd en eventueel de randvoorwaarden en doelstellingen, medisch en financieel voor zover op dat moment van toepassing en te overzien.
Het "What If" simulatie tool berekent op TCO basis de impact van de gewijzigde parameters op de kosten per onderzoek, op de bezettingsgraad van de modaliteiten, op de personeelsplanning en op het financieel resultaat van de afdeling ("dekkingsgraad").
Kortom, het "voortschrijdend inzicht" zorgt ervoor dat het vervangplan steeds realistischer wordt en waar nodig breder communiceerbaar binnen de afdeling Radiologie en in het ziekenhuis .
De lange termijn planning wordt dynamisch en transparant door initieel gemaakte keuzes, bv voor vervangbudgetten of voor vervangmomenten, c.q. afschrijvingstermijnen, of door de voorkeur voor een bepaalde type vervangende modaliteit te variëren als uit de "What If "analyse blijkt dat daarmee beter voldaan wordt aan de doelstellingen van de afdeling en van het ziekenhuis.
Zo kunnen verschillende scenario's worden doorgerekend en komt de medische, de operationele en de financieële toekomst van de afdeling beter in beeld ter onderbouwing van beslissingen over vervangingen en investeringen.